Business Finlandin rahoittamat TK-hankkeet ovat monelle yritykselle elintärkeitä kasvun ja kehityksen mahdollistajia. Samalla ne ovat tarkasti säänneltyjä projekteja, joissa pieniltäkin tuntuvat huolimattomuudet voivat realisoitua vasta loppuraportin tarkastusvaiheessa. Silloin korjausliikkeet ovat jo myöhäisiä.
Tässä artikkelissa keskitymme siihen, miksi tällaisia tilanteita syntyy ja mitä yrityksen tulee tehdä, jotta projekti ei lähde väärille raiteille ja lopussa odota ikävä taloudellinen yllätys.
Projektin laajuus voi pienentyä merkittävästi raportointivaiheessa
Olemme nähneet tilanteita, joissa alun perin satojentuhansien eurojen kokoinen TK-lainaprojekti on loppuraportin tarkastuksessa supistunut murto-osaan alkuperäisestä. Näissä tapauksissa osa hankkeen kuluista on jouduttu hylkäämään jälkikäteen, mikä on pahimmillaan voinut johtaa merkittäviin rahoituksen takaisinperintöihin.
Yhteistä näille tilanteille ei ole vilppi tai tahallinen väärinkäyttö, vaan arkiset mutta ratkaisevat dokumentointi- ja menettelypoikkeamat projektin aikana. Haluamme korostaa sitä, kuinka kriittistä rahoitusehtojen, raportointikäytäntöjen ja vastuiden systemaattinen hallinta on jo hankkeen alussa, ei vasta loppuraporttia laadittaessa.
Missä Business Finland -hankkeissa mennään tyypillisesti pieleen?
1. Laskut eivät osoita projektityötä riittävän selkeästi
Pelkkä lasku ei aina riitä, jos siitä ei käy ilmi:
- mitä on tehty
- mille projektille työ kohdistuu
- millä ajanjaksolla työ on tehty
Laskujen on yksiselitteisesti osoitettava, että työ kuuluu nimenomaan kyseiseen projektiin. Laskuja ei automaattisesti vaadita nähtäväksi raportoinnissa. Ne pitää olla kuitenkin tallessa, mikäli Business Finland haluaa laskut tarkistaa.
2. Ostopalvelut ilman kirjallista sopimusta
Ostopalveluista on oltava kirjallinen sopimus, joka:
- yksilöi projektityön
- ajoittuu rahoituspäätöksen mukaiseen projektin toteutusaikaan
Suullinen sopimus tai jälkikäteen tehty dokumentointi ei riitä. Business Finlandin on voitava varmentaa, että työ on tilattu ja tehty projektin aikana ja projektia varten. Mikäli tämä ei selviä laskusta, niin BF saattaa pyytää kirjallisen sopimuksen, josta asia selviää.
Ennen rahoitushakemuksen jättämistä projektin toteuttamista varten tilattu hankinta voidaan hyväksyä vain, mikäli tilaussopimuksessa tai kauppakirjassa on ehto siitä, että hankinta peruuntuu, jos rahoituspäätös on kielteinen. Kustannukset ovat tällöinkin hyväksyttäviä vasta aikaisintaan rahoitushakemuksen jättämispäivästä alkaen.
3. Työaikakirjaukset eivät vastaa rahoitusehtoja
Jos yrityksen tai projektille töitä tekevien konserniyhtiöiden työntekijöillä ei ole määriteltyä työaikaa (esimerkiksi toimitusjohtaja), sovelletaan 10 h / päivä -laskentamallia rahoitusehtojen mukaisesti.
Rahoituskeskuksella on oikeus jättää rahapalkat osittain tai kokonaan hyväksymättä, jos työajanseurantaa ei ole järjestetty näiden ehtojen mukaisesti tai seurantaa ei voida pitää luotettavana.
Tämä voi johtaa siihen, että:
- aiemmin hyväksyttäväksi oletetut palkkakulut pienenevät merkittävästi
- kokonaisprojektin hyväksyttävät kustannukset pienenevät merkittävästi
Jokaisen projektille työtä tekevän henkilön on pidettävä tuntitasoista työajanseurantaa projektille tekemästään työstä.
Projektin vastuullisen johtajan tai työntekijän esihenkilön on vahvistettava työtunnit vähintään kerran kuukaudessa. Vahvistaminen pitää olla dokumentoituna ja todennettavissa jälkikäteen.
4. Konsernin sisäiset palvelut käsitellään väärin
Konserniyhtiön työntekijän projektille tekemä työ:
- raportoidaan katteettomana intressitilityksenä sisältäen todelliset palkkakulut, sivukulut ja yleiskulut
- edellyttää työajanseurantaa projektin rahoitusehtojen mukaisesti
- vaatii selkeän laskutuksen ja kohdistuksen projektille
Kulun yhteys projektiin on oltava aukottomasti todennettavissa.
5. Hankkeeseen liittymätön työ
Yhtenä yleisenä syynä projektin kulujen hylkäämiseen on se, että Business Finland katsoo työn olleen projektiin kuulumatonta. Mikäli projektin sisältö muuttuu projektisuunnitelmasta, tulee ensin tehdä muutoshakemus BF:lle.
Vasta hyväksytyn muutoshakemuksen jälkeen muuttunut hankesisältö on tukikelpoinen.
Kaikki tämä lukee rahoitusehdoissa
Kaikki edellä mainitut ongelmat olisivat olleet vältettävissä yhdellä asialla:
rahoitusehtojen huolellisella läpikäynnillä heti projektin alussa.
Business Finland ei tulkitse ehtoja joustavasti loppuraportissa, vaan:
- tarkastaa kulut ehtojen mukaan
- hylkää ne kulut, joita ei pystytä aukottomasti perustelemaan.
Loppuraporttivaihe ei ole enää neuvottelutilanne.
Grantsin suositus kaikille BF-rahoitusta saaville yrityksille
- Varmista dokumentaatio mahdollisimman pian projektin käynnistyttyä
- Tee kirjalliset sopimukset kaikista ostopalveluista
- Huolehdi laskujen sisällöstä ja kohdistuksesta
- Rakenna työajanseuranta rahoitusehtojen mukaisesti heti projektin alusta alkaen
- Älä jätä raportointia tai ehtojen tulkintaa viime tinkaan
Ja ennen kaikkea: älä jää yksin rahoitusehtojen kanssa.
Jos haluat varmistaa, että Business Finland -projektisi pysyy koko matkan hyväksyttävänä eikä kutistu loppuraportissa, Grantsin jatkuva palvelu auttaa pitämään kulut, dokumentaation ja aikataulut kunnossa alusta loppuun.
Asiantuntijamme huolehtivat siitä, että raportointiprosessi sujuu oikea-aikaisesti ja asianmukaisesti.
