Julkisten tahojen, kuten Business Finlandin tai ELY-keskuksen, rahoittamat hankkeet ovat pk-yrityksille erinomaisia kasvu- ja kehittämisboosteja. Parhaassa tapauksessa yritys saa ratkaisevaa vipuvartta suunnitteilla olleiden kehittämistoimien käynnistämiseen ja läpivientiin. Tuloksena liiketoimintakentälle syntyy monenlaisia helmiä: verrattomia tuotteita, ennennäkemättömiä palveluita ja uusia markkina-avauksia.
Heikommissakin tapauksissa tukirahoituksella saadaan toteutettua kokeiluja ja ehkä kompensoitua tältä ajalta yrityksen palkkakuluja, vaikka kehittäminen pysähtyisikin kokeilujen jälkeen. Enpä muista kuulleeni asiakkailtamme hankkeesta, joka olisi toteuttamisen jälkeen jäänyt negatiivisen puolelle, vaikka kyllä kivisempiäkin teitä on toisinaan kuljettu.
Siinä, missä julkinen taho ottaa osan yrityksen kehittämistoimien riskeistä kantaakseen, on se oikeutettu vaatimaan tukea saaneelta yritykseltä asianmukaista raportointia tekemisistään, mitä voidaan pitää kohtuullisena vaateena. Myönnetyn tuen käyttämisestä ja sen vaikutuksista ollaan rahoittajan puolella erittäin kiinnostuneita. Kiinnostuksen kohteena ovat ensisijaisesti rahoituksella aikaansaadut myönteiset vaikutukset yrityksen kilpailukykyyn ja kasvuun markkinoilla, mutta kyllä tarkastelulla kaivetaan esiin myös mahdolliset väärinkäytökset.
Kehittämishankkeet raportoidaan usein 1–2 osassa. On tyypillistä, että hyväksytty loppuraportti on edellytys tuen loppuosan maksamiselle. Olipa kyseessä sitten koko tukipotti tai pienempi ”jämäri”, on maksu joka tapauksessa merkittävä. Asianmukaisesti läpiviedyn projektin raportointi on kevyt ponnistus eikä juurikaan kuormita yrittäjää. Raportoidessa yrittäjänä tulee summattua itselleenkin, mitä kaikkea oikein tuli saatua aikaan. Toisinaan projektien läpivientiin liittyy kuitenkin haasteita, jotka heijastuvat suoraan myös loppuraportointiin. Hampaiden kiristely ja hikiset kainalot liittyvät lähes aina samoihin kolmeen seikkaan, jotka olen listannut seuraavaksi. Samalla esittelen nopeat käytännön vinkit näiden sudenkuoppien väistämiseksi.
Puutteet tiedonkeruussa
Kehittämishankkeet ovat kestoltaan tyypillisesti noin vuoden pituisia. Osa lyhyempiä, osa pidempiä. Niin tai näin, projektiin mahtuu niin monta toimenpidettä, tehtyä tilausta ja maksettua laskua, että niiden muisteleminen hankkeen päättyessä on työlästä.
Siksi on tärkeää, että hankkeeseen liittyvää dataa kerätään systemaattisesti jo projektin aikana. Hankkeen oman kustannuspaikan perustaminen kirjanpitoon on itsestäänselvyys ja helpottaa monessa käänteessä. Hankkeeseen osallistuvien henkilöiden osalta hankkeeseen kohdistuva työaika on usein kyettävä todentamaan vähintäänkin pyydettäessä. Hankkeeseen kohdistuvien tuntien merkitseminen on usein mahdollista olemassa olevia järjestelmiä hyödyntäen, jolloin kirjaukset sujuvat olemassa olevan prosessin puitteissa.
Vinkki: Kehittämishakkeesta vastaavalle henkilölle suosittelen kuukausittaista projektitsekkausta. Kalenterimerkintä jokaisen kuukauden lopussa muistuttaa tarkastamaan, että kustannukset ovat asianmukaisesti merkittyinä. Muutama ranskalainen viiva projektin toteutuneista vaiheista ja mahdollisista muutoksista helpottaa oleellisesti loppuraportoinnissa.
Rahoituspäätöksestä poikkeaminen
Onnistuneen hankehakemuksen lopputulemana yritys saa tiedokseen myönteisen rahoituspäätöksen. Rahoituspäätös esittelee projektiin hyväksytyt toimenpiteet kustannuksineen. Rahoituspäätös sisältää lisäksi kosolti ehtoja ja toimintaohjeita, joita projektissa tulee noudattaa.
Rahoittaja olettaa yrityksen toteuttavan rahoitushakemuksessa esittelemänsä toimenpiteet. Toisinaan yrityksen tarpeet muuttuvat projektin kuluessa tai jopa jo hakemuksen käsittelyaikana. Projektimuutokset eivät lähtökohtaisesti koskaan ole ongelma, mutta on tärkeää sopia niistä aina ennakkoon. Ei siis riitä, että olettaa suunnitellun projektimuutoksen olevan ok, vaan asia on aina varmistettava rahoittajalta.
Usein projektin seuranta kiteytyy käytännön syistä johtuen kustannuksiin. Projektin viralliset tavoitteet ja niiden saavuttaminen ovat kuitenkin vähintään yhtä keskeisiä. On lähtöoletus, että rahat on käytetty oikeisiin kohteisiin. Se, mitä rahalla on saatu aikaiseksi, on tukirahoituksen vaikuttavuuden kannalta paljon kiinnostavampaa.
Vinkki: Projektin viralliset tavoitteet on hyvä pitää näkyvillä ja palauttaa tavoitteet mieleen vaikkapa joka kerta kustannuksia kirjatessa. Mielessä olevat tavoitteet ohjaavat tekemistä oikeaan suuntaan.
Vajavainen raportti
Projektin aikana tehdyt toimenpiteet palkitsevat raportoinnin hetkellä. Kustannusten kirjaaminen projektikirjanpitoon, projektimuutosilmoitukset sekä tavoitteiden pitäminen kirkkaana mielessä mahdollistavat laadukkaan ja jouhevan raportoinnin.
Koska toimenpiteet on jo tehty ja pitkän projektin alkuvaiheista voi olla aikaa toista vuotta, saattaa raportin raapustaminen tuntua joissain tilanteissa tuskaiselta hommalta, jonka hoitaa mieluiten vasemmalla kädellä muiden töiden lomassa.
Oikaisten tehty loppuraportti on kuitenkin virheistä pahimpia. Hyväkin projekti pyörii lopputarkastelussa pahimmillaan viikkoja, palaten aina tasaisin väliajoin yritykselle täydennettäväksi. Samalla projektin loppumaksatus antaa odottaa itseään ja raportoinnissa kiireellä säästetty 45 minuuttia on kertautunut ylimääräisenä työajankäyttönä.
Loppuraportin laatimisen kanssa tuleekin olla kärsivällinen ja huolellinen. On tärkeää varmistua, että tarvittavat liitetiedot, kuten tilinpäätökset tai projektikirjanpito, ovat mukana raportissa pyydetyssä muodossaan. Avoimet vastaukset ovat houkuttelevia oikaisun paikkoja, mutta on syytä muistaa, että raporttia lukeva rahoittaja ei tunne projektiasi yhtä läheisesti kuin asiakkaansa. Perusteellisuus kannattaa!
Vinkki: Hyödynnä tilitoimistoasi projektin loppuraportoinnissa. Tilitoimiston henkilökunta on tyypillisesti rutinoitunut projektiehtojen ja raportointiohjeiden tulkitsija ja tuntee lisäksi yrityksesi liiketoimintaa. Projektien raportointi on siis parhaimmillaan selkeä toimenpide, joka tuo seurannan myötä myös lisäarvoa projektin sisällölliseen toteuttamiseen. Pahimmillaan kyseessä on kuitenkin jotain ihan muuta; kuin ulosajo johtopaikalta viimeisessä mutkassa.
Grantsin asiantuntijoiden kanssa varmistamme asiakkaidemme tiellä pysymisen aina sinne maalilinjalle ja palkintojenjakoon saakka. Kasvurahoituspalvelumme on kokonaisvaltainen, ja osallistummekin projektin kaikkiin vaiheisiin rahoitusten suunnittelusta loppuraportointiin.
